ARCHIVO

Concepto.- es el proceso de clasificar, organizar y guardar los documentos de manera sistemática, tanto los que ingresan o los que se generan dentro de una empresa, y cuando se los necesite se los pueda encontrar enseguida.

Importancia.- una de las funciones importantes de la empresa moderna es el manejo de los archivos, ya que las comunicaciones escritas aumentan día a día a medida que los negocios crecen, por este motivo se dice que son el combustible que alimenta el funcionamiento de la institución.

Las empresas necesitan conservar los papeles, documentos y otros datos importantes que tienen relación con los clientes, finanzas, producción y empleados, por que toda la información escrita en ellos es valiosa y hay que guardarlos para referencia o trámites posteriores, por esta razón las empresas deben tener archivos adecuados al movimiento comercial.

TIPOS DE ARCHIVO

Los tipos de archivo más importantes son:

• De microfilm
• De informática
• De documentos

Archivo de microfilm.- este consta de una película que se utiliza para fijar en láminas de acetato en pequeñas dimensiones como imágenes, manuscritos entre otros; esta clase de archivo permite ampliarlos cuando se los va a proyectar y tener una mejor visión. En otras palabras un microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental.

Archivo de informática.- se realiza mediante la tecnología informática, este procedimiento economiza los recursos físicos como monetarios, a través de este sistema de archivo tenemos una mejor calidad y eficiencia cuando buscamos la información ya que permite proteger y conservarla para cuando se la necesite.

Archivo de documentos.- están formados por papeles y son almacenados en carpetas dentro de cajas, cajones, bibliotecas o armarios. Existe diferentes muebles para archivar como son los sistemas horizontal, laterales y verticales.

TIPO DE MUEBLES DE ARCHIVO

Hay tres tipos principales de muebles que son: horizontal, vertical y lateral.

• Archivo horizontal.- este tipo de archivo se aplican en anaqueles, gavetas y cajones que sirven para archivar los documentos, uno sobre otro sin doblarlos, este procedimiento es incómodo porque hay que retirar o sacar los que se encuentre encima para encontrar lo que buscamos.

• Archivo vertical.- en esta clase de archivo se puede visualizar mejor los títulos de las carpetas, se archivan y se encuentran con exactitud los documentos, este método es el más usado porque ocupa menos espacio ya que se archivan los documentos en forma vertical en carpetas colgantes; una carpeta detrás de otra. Es cada carpeta se reúne toda la información correspondiente a cada individuo, empresa, lugar o asunto.

• Archivo lateral.- en este sistema de archivo los documentos se los colocan de izquierda a derecha en estantes, vitrinas o anaqueles, el nombre de la carpeta se la escribe en el lomo de la misma; este tipo de archivo solo se utiliza para libros, folders, discos y otros, se los utiliza mas en biblioteca.

CLASES DE ARCHIVO

Existen tres clases de archivo: activo, semi-activo y pasivo.

• Archivo activo.- este archivo está formado por documentos del año en cuso y de aquellos que están pendientes de solucionarse, aunque sea de años anteriores.
• Archivo semi-activo.- son documentos que se los utiliza muy pocos pero que sirven de consulta, aunque estos sean de años anteriores.
• Archivo pasivo.- son documento de consultas eventuales porque su contenido sólo es de información de hechos históricos y por su importancia se los puede utilizar como testimonio de varios asuntos administrativos de la empresa.