CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Se refiere a la que se remite entre los comerciantes, industriales y banqueros, y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales que se dan en los negocios y así obtener lo que se necesita.

Importancia.- es la habilidad de redactar y escribir una excelente carta comercial para lograr los mejores resultados dentro del mundo de los negocios que cada día se vuelve más competitivo.

PARTES DE LA CARTA COMERCIAL

-Membrete.- en el membrete se identifica a la empresa comercial y se lo realiza de acuerdo a la creatividad que tenga, en el va incluído los siguientes datos:

• Nombre de la empresa
• Dirección y datos informativos de la empresa
• Teléfono y correo electrónico, entre otros.

Va impreso previamente en la parte superior o en el lado izquierdo de la hoja.

-Lugar y fecha.- se escribe la ciudad de donde se escribe la carta, a continuación va la fecha, primero el día, mes y año escrito completo. 

-Datos del destinatario.- es la identificación de la persona a quien va dirigida la carta, se debe evitar dirigir la carta a nombre de la institución, se tratará de enviarla a nombre de una persona en particular porque le garantizará una respuesta inmediata. Los datos completos que van en la carta, deben ir también en el sobre.

-Vocativo o saludo.- es una frase corta que se hace a la persona que va dirigida la carta.

-Texto o mensaje.- es la parte central de la carta o saludo, donde se escribe lo que se va a comunicar a la persona que recibe la carta. Está compuesto por varios párrafos que deben ser cortos y de fácil lectura, ya que si son largos cansan al lector.

-Introducción.- es el primer párrafo en el cual se hace referencia en forma breve, lo que se desea comunicar. En el segundo y tercer párrafo se debe expresar las ideas en forma breve, clara y precisa, aquí se amplía el asunto por el cual se escribe la carta. En el párrafo final se debe influenciar al destinatario para conseguir lo que se desea obtener y agradecerle de antemano.

-Despedida.- este es opcional y son expresiones de afecto, con buen tono de cortesía con lo que se determina la carta.

-Firma.- es el nombre y la rúbrica de la persona que se hace responsable del contenido de la carta, cuando la carta va escrita en hoja membretada no se escribe debajo de la forma el nombre de la empresa, sino sólo el cargo que ocupa.

-Iniciales.- se escribe las iniciales de las personas que han redactado, escrito y firmado la carta, las iniciales de las personas que firman la carta va en mayúscula y en minúscula el que la escribe.

-Anexos o adjuntos.- esta frase se escribe cuando la carta va acompañada de otros documentos como cheques, letras de cambio y copias de carta.

CARACTERÍSTICAS DE LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

Las cartas deben de tener varias características tales como claridad, precisión, directo y conciso, uso del buen lenguaje, buena expresión, puntuación y ortografía correcta.

• Claro.- se debe redactar de manera que la persona que la lea, comprenda lo que se desea decir sin necesidad de esforzar en entenderla.
• Precisa.- se debe escribir la información y los datos exactos para su mejor comprensión y que no canse al lector.
• Directo y conciso.- no se debe andar con rodeo de palabras, se debe escrbiri con pocas palabras pero que tenga sentido.

ARCHIVO

Concepto.- es el proceso de clasificar, organizar y guardar los documentos de manera sistemática, tanto los que ingresan o los que se generan dentro de una empresa, y cuando se los necesite se los pueda encontrar enseguida.

Importancia.- una de las funciones importantes de la empresa moderna es el manejo de los archivos, ya que las comunicaciones escritas aumentan día a día a medida que los negocios crecen, por este motivo se dice que son el combustible que alimenta el funcionamiento de la institución.

Las empresas necesitan conservar los papeles, documentos y otros datos importantes que tienen relación con los clientes, finanzas, producción y empleados, por que toda la información escrita en ellos es valiosa y hay que guardarlos para referencia o trámites posteriores, por esta razón las empresas deben tener archivos adecuados al movimiento comercial.

TIPOS DE ARCHIVO

Los tipos de archivo más importantes son:

• De microfilm
• De informática
• De documentos

Archivo de microfilm.- este consta de una película que se utiliza para fijar en láminas de acetato en pequeñas dimensiones como imágenes, manuscritos entre otros; esta clase de archivo permite ampliarlos cuando se los va a proyectar y tener una mejor visión. En otras palabras un microfilm es un sistema de archivo, gestión y difusión documental.

Archivo de informática.- se realiza mediante la tecnología informática, este procedimiento economiza los recursos físicos como monetarios, a través de este sistema de archivo tenemos una mejor calidad y eficiencia cuando buscamos la información ya que permite proteger y conservarla para cuando se la necesite.

Archivo de documentos.- están formados por papeles y son almacenados en carpetas dentro de cajas, cajones, bibliotecas o armarios. Existe diferentes muebles para archivar como son los sistemas horizontal, laterales y verticales.

TIPO DE MUEBLES DE ARCHIVO

Hay tres tipos principales de muebles que son: horizontal, vertical y lateral.

• Archivo horizontal.- este tipo de archivo se aplican en anaqueles, gavetas y cajones que sirven para archivar los documentos, uno sobre otro sin doblarlos, este procedimiento es incómodo porque hay que retirar o sacar los que se encuentre encima para encontrar lo que buscamos.

• Archivo vertical.- en esta clase de archivo se puede visualizar mejor los títulos de las carpetas, se archivan y se encuentran con exactitud los documentos, este método es el más usado porque ocupa menos espacio ya que se archivan los documentos en forma vertical en carpetas colgantes; una carpeta detrás de otra. Es cada carpeta se reúne toda la información correspondiente a cada individuo, empresa, lugar o asunto.

• Archivo lateral.- en este sistema de archivo los documentos se los colocan de izquierda a derecha en estantes, vitrinas o anaqueles, el nombre de la carpeta se la escribe en el lomo de la misma; este tipo de archivo solo se utiliza para libros, folders, discos y otros, se los utiliza mas en biblioteca.

CLASES DE ARCHIVO

Existen tres clases de archivo: activo, semi-activo y pasivo.

• Archivo activo.- este archivo está formado por documentos del año en cuso y de aquellos que están pendientes de solucionarse, aunque sea de años anteriores.
• Archivo semi-activo.- son documentos que se los utiliza muy pocos pero que sirven de consulta, aunque estos sean de años anteriores.
• Archivo pasivo.- son documento de consultas eventuales porque su contenido sólo es de información de hechos históricos y por su importancia se los puede utilizar como testimonio de varios asuntos administrativos de la empresa.